Quản trị sử dụng nguồn lực bên ngoài (Outsourcing) - HR Vietnameses

Quản lý sử dụng nguồn lực bên ngoài (Outsourcing)

Sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài (outsourcing) đang trở thành một thực tiễn phổ thông ở nhiều doanh nghiệp. Các cuộc điều tra và nghiên cứu khác nhau đã cùng đi đến một kết luận rằng, có tới hơn 80% doanh nghiệp dự định sẽ sử dụng nguồn lực này trong thời kì sắp tới hoặc sẽ đưa việc này vào kế hoạch trung hạn của cơ quan. Theo các công ty chuyên về lao động – việc làm, lĩnh vực công nghệ thông tin luôn dẫn đầu trong vấn đề cung cấp nhân công, dịch vụ outsourcing và trên thế giới có hơn 2/3 đơn vị đang sử dụng IT-outsourcing.

Ở đơn vị nào cũng vậy, không phải tất cả các phòng ban, phòng ban đều mang lại lợi nhuận, ngoại giả tất cả các bộ phận đều tạo nên phí, ít ra cũng là   lương   cho viên chức. Như vậy về lý thuyết, chúng ta có thể tách riêng ra thành những bộ phận sinh lợi tiềm năng (tức là bộ phận có doanh thu vượt mức phí) và những phòng ban làm thâm hụt ngân sách (không mang lại thu nhập, nhưng lại cần thiết để duy trì hoạt động của đơn vị). Chúng ta sẽ gọi những bộ phận sinh lợi tiềm năng là “trọng tâm lợi nhuận”, còn bộ phận kia là “trọng điểm tổn phí”.

Thường nhật, “trọng tâm chi phí” bao gồm: bộ phận quản trị kinh doanh, bảo vệ, bộ phận tiếp thị, phòng kế toán, phòng ban công nghệ thông tin…; còn “trọng tâm lợi nhuận” sẽ gồm có bộ phận bán hàng, phòng ban sản xuất hay cung cấp dịch vụ…Nếu các trọng tâm lợi nhuận thường được xác định bởi chức năng, nhiệm vụ và chiến lược của công ty, thì các “trung tâm tổn phí” lại hình thành theo chừng độ cấp thiết. Trên thực tại thật khó tưởng tượng chức năng của một đơn vị dưới dạng “trở nên cơ quan tư vấn http://blognhansu.Net hàng đầu với phòng hành chính - quản trị hạng nhất”, mặc dù bất kỳ tổ chức nào cũng đều muốn có một phòng ban như thế.

Đối với công ty, trọng điểm lợi nhuận là phòng ban cần được trông nom nhiều hơn cả với mục đích biến nó trở nên trọng điểm lợi nhuận tốt nhất, đem lại doanh thu cao nhất trên thị trường. Do đó, việc đưa trọng điểm này ra bên ngoài sẽ mâu thuẫn và đi ngược lại với chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Như vậy, chỉ còn lại trọng tâm chi phí có thể được xem xét để “gửi gắm” cho các tổ chức dịch vụ outsourcing. Ngoài ra, ở đây có một điều kiện: outsourcing chỉ khả thi, khi nó không chỉ cho phép giảm phí tổn để duy trì phòng ban này, mà còn phải giữ vững hoặc cải thiện các chỉ số chủ yếu của những phòng ban đó như: chất lượng nhiệm vụ thi hành, tính hiệu quả của công tác, bảo đảm chừng độ bí ẩn cấp thiết… Các chỉ số này có thể đổi thay phụ thuộc vào từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể.

Quản lý rủi ro

Nhiều công ty lo ngại rằng nếu sử dụng nguồn lực bên ngoài, họ thể phải đối đầu với nguy cơ bị lộ bí hiểm kinh doanh. Trong những trường hợp này, bạn cần phải đánh giá những thiệt hại tài chính gắn liền với việc rò rỉ thông báo. Nếu sự thiệt hại không đẩy hoạt động của doanh nghiệp vào trạng thái khủng hoảng, thì bạn chỉ thì cần dự liệu và đánh giá xác suất xảy ra việc thất thoát thông tin.

Bạn cần phải coi xét khả năng rò rỉ thông báo và quy mô thiệt hại trong hệ số điều chỉnh, sau đó nhân hệ số này với giá trị dịnh vụ outsourcing. Như vậy, bạn sẽ có được giá trị của dịnh vụ đã tính đến rủi ro để so sánh với giá trị thực hành dịch vụ của các nhân viên biên chế trong công ty bạn.

Chúng ta biết rằng danh mang tiếng thứ tài sản quan yếu nhất đối với những đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên ngành và các tổ chức outsourcing cũng không phải là ngoại lệ. Thành thử, để giải quyết các vấn đề có khả năng rủi ro cao, bạn nên chọn cơ quan có đẳng cấp và uy tín trên thị trường, còn đối với những vấn đề có rủi ro không đáng kể, bạn có thể sử dụng dịch vụ của những doanh nghiệp nhỏ hơn để tần tiện phí.

Chất lượng công việc thực hành cũng tương tác đến thâm niên của doanh nghiệp outscourcing, tuy ở mức thấp hơn so với rủi ro, vì lợi quyền vật chất của các đơn vị được gắn liền với việc hoàn tất tốt nhất các đơn đặt hàng và duy trì mối hiệp tác đôi bên cùng có lợi.

Khi kết quả thực hiện công việc không đáp ứng được đề xuất của khách hàng, nếu trong hợp đồng không có quy định khác, thì tổ chức outsourcing sẽ phải chịu các phí để khắc phục các khuyết điểm. Trong trường hợp nhiệm vụ được chính nhân viên của bạn tiến hành, việc sửa sang này sẽ cần đến những khoản ngân sách bổ sung làm kéo theo nhiều chi phí nảy sinh.

Bên cạnh đó, giao kèo thuê dịch vụ của các công ty outsourcing còn cho phép bạn loại trừ những thúc đẩy của “yếu tố cá nhân” đối với thời hạn hoàn thành công tác, bởi vì ngay cả những viên chức hăng hái, có trách nhiệm nhất cũng có thể bị ốm hoặc đơn giản là bị thu hút vào những việc khác gấp rút và quan yếu hơn.

Sự chọn lựa có lợi cho outsourcing

Sau khi đánh giá những rủi ro liên quan đầu tiên đến khả năng rò rỉ thông báo, bạn cần đưa ra một số quyết định mang tính nguyên tắc về khả năng sử dụng outsourcing cho một công tác cụ thể nào đó, đồng thời cân nhắc xem nên sử dụng outsourcing thường xuyên hay chỉ là trợ thì.

Nếu bạn tin rằng mình đang cần đến outsourcing, bạn hãy kiểm tra những phí cần thiết trong từng trường hợp cụ thể, từ đó so sánh xem việc sử dụng outsourcing có đích thực có lợi hơn sử dụng nhân sự của bạn không.

Công thức dưới đây cho phép bạn so sánh phí tổn cho nhân viên và phí tổn cho những đơn vị dịch vụ bên ngoài:

D = X*(Z+K)/T-A*Kp

Trong đó:

X- phí lao động dự định cho mỗi giờ

Z- mức tiền lương hàng tháng

K- mức chi phí gián tiếp cho nhân viên (trợ cấp xã hội, y tế ...)

T- lượng thời kì làm việc trong tháng, thường bằng 176 giờ

A- giá cả dịch vụ outsourcing

Kp- hệ số rủi ro

Nếu bạn giao cho đơn vị dịch vụ không phải một phần, mà là toàn bộ khối lượng công việc của viên chức, ví dụ công tác của nhân viên quản lý hệ thống mạng, thì công thức trên được đơn giản hoá thành: D=(Z+K)-A*Kp. Nếu D>0 thì việc sử dụng dịch vụ outsourcing sẽ có lợi hơn so với sử dụng nhân sự chính thức.

Trên thực tiễn, khối lượng công tác giao cho outsourcing có thể thay đổi theo thời kì, thường là theo chiều hướng tăng. Điều này dẫn tới việc gia tăng giá trị của dịch vụ, bên cạnh đó, khi khối lượng công tác càng nhiều, giá dịch vụ cho từng đầu việc đơn lẻ sẽ càng giảm xuống, và bạn sẽ càng được lợi nhiều hơn.

Tóm lại, có thể nói rằng cắt giảm chi phí luôn là một khí giới hữu hiệu để doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận. Ở đây, outsourcing không chỉ giúp các cơ quan hạ thấp chi phí, mà còn sử dụng nhiều công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý hiện đại trong các hoạt động kinh doanh, cho phép các đơn vị nhỏ giải quyết những nhiệm vụ lớn hơn và phát triển nhanh hơn.

Quantri.Vn

Các cách thức phân tích công việc

1.Phương pháp làm bản câu hỏi:

Ở phương pháp này nhà quản trị gởi các câu hỏi đến các đối tượng có ảnh hưởng đến việc tìm hiểu các thông tin cho việc phân tách công việc. Các đối tượng mà các nhà quản trị thường đề nghị họ cung cấp thông báo bao gồm:

-Người đảm trách công việc

-Người giám sát công việc

-Chuyên gia phân tích công tác

-Một nhóm những người với cùng một chức danh công việc.

Tất nhiên không khăng khăng là tất cả các viên chức đều phải điền vào bản câu hỏi. Người ta có thể chọn một cách ngẫu nhiên cho từng chức danh công tác. Điều đó giúp chúng ta giảm bớt khối lượng thông báo cần xử lý mà vẫn đảm bảo độ xác thực cho phép. Hẳn nhiên ta có thể phải công nhận sự đúng đắn của các câu giải đáp trong giai đoạn quan sát của nghiên cứu này.

Trong bản câu hỏi ngoài những chi tiết căn bản như tăm tiếng, phòng ban, chức phận … người chịu trách nhiệm trình bày cần phải trình bày toàn bộ nhiệm vụ, mục đích công việc , khối lượng công tác hoặc số sản phẩm …

Bản câu hỏi phân tách công tác thường đề cập đến các vấn đề sau đây:

-Thông tin chung về vị trí công việc

-Giám sát và chịu sự giám sát

-Các lĩnh vực tri thức và kỹ năng nghề nghiệp

-Sử dụng tiếng nói

-Sử dụng thị giác và các cảm quan khác

-Các quyết định quản lý và kinh doanh

-Các giao tiếp nội bộ và bên ngoài

-Các buổi họp mà bạn tham gia , làm chủ tọa hoặc làm người dẫn chương trình

-Các hoạt động thể chất

-Sử dụng thiết bị , máy móc và phương tiện

-Các điều kiện môi trường

-Các đặc tính khác của công việc

Tuy nhiên cách thức này có những chướng ngại, hạn chế:

- Công nhân không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và thành thử sẽ không trả lời đầy đủ.

- Cả công nhân lẫn cấp điều hành không có nhiều thời kì để xử lý bản câu hỏi.

Sau đây là những câu hỏi thường ứng dụng để thu thập thông tin cho việc phân tách công tác:

1.Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thường nhật?

2.Những bổn phận chính trong công tác là gì?

3.Theo anh (chị) những phần quan yếu nhất trong công việc là gì? tại sao chúng lại quan trọng?

4.Anh (chị) hãy kể tên và bộc lộ phương pháp thực hiện những phần khó nhất trong công việc?

5.Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì?

6.Những tri thức nào quan trọng tương tác đến thực hiện công tác?

7.Những phần việc nào nên được ủy quyền? Cho ai? Như thế nào?

8.Loại tình huống nào thường gây ra căng thẳng nhất trong công việc?

9.Theo anh (chị) công việc đòi hỏi phải tham gia những cuộc họp như thế nào? Sẽ có báo cáo nào?

10.Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất? Hoặc không hài lòng nhất? vì sao?

11.Theo anh (chị) có các quan hệ nào trong thực hành công tác? Điều kiện cần lao, quy chế cần lao như thế nào?

12.Anh (chị) thường phải giám sát hoạt động công việc của những ai? Ở chức vụ nào?

13.Theo anh (chị) những khóa   đào tạo   , kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt cần có để thực hành công tác tốt là gì?

14.Các máy móc, phương tiện nào thường được sử dụng? Công dụng, tính năng, tác dụng, phương pháp vận hành?

15.Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? thời kì cấp thiết để đưa ra các quyết định như vậy?

16.Theo anh (chị) công tác có những yêu cầu nghĩa vụ nào về tiền nong, mức độ an toàn hoặc những giá trị khác?

17.Công việc có những đề nghị nào về bổn phận đối với khách hàng hoặc các mối liên hệ khác bên ngoài cơ quan?

18.Những tiêu chuẩn được sử dụng để được đánh giá là thực hiện tố công việc là gì?

2. Phương pháp chuyên gia (cách thức hội đồng):

Cách thức này sử dụng một số chuyên gia thông suốt về công tác cần phân tách để thu thập thông báo xây dựng bản miêu tả công tác và bản tiêu chuẩn công việc .Các chuyên gia này có thể là những người đã hoặc đang là người thực hành công việc đó, cũng có thể họ là người giám sát, quản trị công việc này. Sự hiểu biết sâu sắc về công việc của các chuyên gia sẽ bảo đảm cho chất lượng phân tách công tác được tăng cường .Ngoại giả điều này cũng chỉ ra rằng cách thức này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của các chuyên gia .Việc hội tụ cùng lúc nhiều chuyên gia để đánh giá cũng là một khó khăn

3. Cách thức quan sát:

Phương pháp này được ứng dụng cốt yếu đối với các công việc làm việc bằng chân tay. Người phân tách sẽ quan sát toàn bộ quá trình làm việc của công nhân. Trên cơ sở các   tài liệu   ghi chép được từ nơi làm việc tổng hợp lại để hình thành bản diễn tả công việc.

Hạn chế của phương pháp này:

-Rất tốn thời kì và công sức

-Không sử dụng được cho những công việc trí óc.

P5media.Vn