Cách viết BMTCV

Làm thế nào để viết một bản thể hiện công tác tốt? Một thực tiễn đáng tiếc trong quản trị   nhân viên   tại nhiều công ty Việt Nam bây chừ là bản diễn tả công việc thường được coi như một bản giao việc, cốt tử liệt kê các đầu việc một cách sơ lược, dẫn đến bản thể hiện công tác chưa được sử dụng theo đúng vai trò cần có của nó. Bài viết này sẽ đề cập các lưu ý cần thiết để viết một bản biểu thị công việc tốt.
Hiểu đúng về bản mô tả công việc
Một bản biểu thị công việc cho một vị trí công việc (hay “chức danh công việc”) là cơ sở để người quản trị giao việc, theo dõi thực hiện công tác,   tuyển dụng   ,   huấn luyện   nhân viên, và đánh giá kết quả công tác nhân sự. Song song, bản biểu lộ công tác cũng là cơ sở để nhân viên phụ trách vị trí công việc đó biết rõ mục đích của công tác, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công tác được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hành các chức năng đó. Như vậy, bản bộc lộ công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản trị và nhân sự, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hành công tác của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn tất kế hoạch hoạt động của phòng ban, cũng như của tổ chức, doanh nghiệp.
Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công tác
1. Mục tiêu công việc
Bản mô tả công tác phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng cốt yếu mà vị trí này đảm đang. Ví dụ, đối với vị trí Trưởng   phòng nhân viên   có chức năng đề xuất chính sách viên chức, theo dõi và tư vấn thực hành chính sách thì mục tiêu có thể là “đảm bảo chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho cơ quan chuẩn y việc thực hành các chính sách nhân viên phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”
2. Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ nhiệm năng chung của bộ phận. Để thực hành được từng chức năng này, bản bộc lộ công tác phải chỉ ra được các nhiệm vụ chính yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.
Nhiệm vụ được thể hiện với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Trình bày “làm cái gì” chứ không bộc lộ “làm như thế nào”.
Chức năng và nhiệm vụ cần được xếp đặt theo thứ tự quan yếu và trình tự thực hiện, song song nên được biểu thị ngắn gọn và rõ rang. Một số bản trình bày công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công tác.
Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có biểu đạt đề xuất kết quả kỳ vẳng khái quát cho vị trí công tác. Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản trị cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho viên chức như đã đề cập trên đây.
3. Quyền hạn và nghĩa vụ
Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, song song phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chính yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các nghĩa vụ chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người ảnh hưởng tới quá trình thực thi nhiệm vụ.
4. Đề xuất năng lực
Đây là những đề xuất về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là bộc lộ về năng lực của các cá nhân thực tế tại tổ chức. Các đề nghị năng lực căn bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.
Như vậy, để viết một bản biểu đạt công việc tốt sẽ cần nhiều thông báo hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bản thể hiện công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là dụng cụ đắc lực trong   quản lý nhân sự   và quản trị hoạt động của doanh nghiệp
Quantrinhansu-online.Com
Khuyến khích nhân sự đổi thay lành mạnh
Đối với đa số các nhà quản trị, việc tạo điều kiện để nhân viên đưa ra những ý tưởng luôn là một nhiệm vụ không có hồi kết. Những chướng ngại vật trong quá trình thực hiện nhiệm vụ này có thể là ý thức làm việc kém, các giải pháp khích lệ thiếu hiệu quả,   đào tạo   không thích hợp.... Bên cạnh đó, một khi bạn biết cách động viên mọi người cùng chung sức   tìm kiếm   những biện pháp hợp lý giúp tăng cường hiệu suất cần lao, đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh, thì hàng ngũ nhân sự của bạn sẽ trở thành một tập thể gắn kết và nồng nhiệt hơn với công tác.
Đảm bảo rằng mọi người đều chiến thắng: Sự thay đổi lành mạnh và các ý tưởng sáng tạo sẽ không xuất hiện, nếu nhân viên của bạn không thấy được bất cứ lợi ích nào trong đó dành cho họ. Họ muốn điều này sẽ đem lại ích lợi đồng đều cho tất cả mọi người, hay nói cách khác, nếu họ tin rằng bạn đang vỡ hoang tối đa những ý tưởng do họ đề nghị, họ sẽ không còn muốn đóng góp quan điểm gì nữa. Như vậy, những ý tưởng sáng tạo được nêu ra phải làm cho tất cả mọi người và mọi bộ phận trong đơn vị, từ nhân viên thư ký cho tới vị chủ tịch, thấy được những lợi ích dành cho mình. Trái lại, ngay cả những nhân viên tích cực và hăng hái nhất rồi cũng sẽ bỏ cuộc.
Công nhận những nỗ lực của nhân sự: Việc công khai kiểm tra cao thành tích làm việc và các ý tưởng mới của viên chức sẽ có tác dụng như một chất xúc tác, thúc đẩy nhân viên nồng nhiệt công tác cũng như khuyến khích các đổi thay lành mạnh khác. Những lời khen ngợi không khăng khăng phải dành để phát biểu trong các buổi họp hành, mà bạn có thể nói một cách thực tình, thân tình trong những thời cơ giao tiếp thông thường.
Việc này tỏ ra khá hiệu quả đấy. Bạn cũng có thể chúc mừng thành công của nhân sự bằng cách biên soạn email gửi tới toàn thể bộ phận trong công ty, hay mời nhân sự một bữa ăn trưa như một hình thức vừa ngợi khen, vừa cảm ơn vì ý tưởng mà họ đề xuất, vừa là dịp để bạn tìm hiểu thêm, nếu ý tưởng đó thực sự tuyệt vời. Thậm chí, một đôi phần thưởng nho nhỏ cũng sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt đẹp trong tâm tưởng viên chức. Sự cảm kích của bạn đối với những đóng góp của họ sẽ cổ vũ họ nỗ lực hơn nữa.
Là một tấm gương cho nhân viên: Hãy nhớ rằng bạn luôn là tấm gương - viên chức của bạn soi vào đó để điều chỉnh các nghĩ suy và hành vi của họ. Nếu bạn kêu gọi nhân sự của bạn tìm tòi ý tưởng mới, bạn hãy thực hành lời kêu gọi của chính mình. Hãy lấy ví dụ từ những ý tưởng của bản thân bạn, kể cả một đôi ý tưởng khá đơn giản, để nhân viên của bạn thấy rằng không có ý tưởng nào bị xem là tồi tệ cả.
Khuyến khích các phản hồi: Những ý tưởng hữu ích, ăn nhập và có tác dụng tích cực sẽ không đến từ sự cô lập, mà chúng sẽ đến từ môi trường hiểu biết và cảm thông lẫn nhau. Bạn hãy lôi kéo nhân sự tham gia vào hoạt động chung bằng cách hỏi xem liệu họ có cần đến một viện trợ hay nguồn lực nào để hoàn tất nhiệm vụ được giao hay không. Một chính sách cởi mở sẽ làm cho nhân sự hiểu rằng bạn luôn sẵn sàng lắng nghe họ và đưa ra những chỉ dẫn, góp ý để giúp họ vượt qua khó khăn. Quan yếu hơn cả là bạn cần tập kết lắng nghe những gì nhân viên biểu lộ, thậm chí lặp lại để chứng tỏ rằng bạn đang lắng nghe họ nói.
Để các nhân sự biết rằng họ quan yếu: Bạn đừng nhớ tiếc thời gian giải thích cho viên chức thấy những nỗ lực của họ đáng giá như thế nào trong các mục tiêu nói chung của doanh nghiệp. Điều này làm cho nhân viên thấy rằng bất kỳ ý tưởng mới nào mà họ đưa ra đều có thể thúc đẩy lâu dài và tích cực đến thành công chung của công ty.
Tự biểu lộ sự nhiệt tình trong công tác: 8 giờ làm việc trong ngày có thể được cảm nhận như 20 giờ, hay 20 giờ làm việc có thể chỉ bằng tám giờ - sự khác biệt là ở chỗ viên chức gắn bó về mặt ý thức với công tác của họ như thế nào. Và trước khi để các viên chức có được một niềm tin và sự say mê với công tác, bạn cần mô tả những điều đó duyệt chính việc làm của bạn. Như một phản ứng dây chuyền, sự nồng hậu, tích cực trong công việc của bạn sẽ truyền cảm hứng tới toàn thể nhân sự trong tổ chức.
Tin tưởng tập thể nhân sự của bạn: Việc tin tưởng vào các kỹ năng của tập thể viên chức và vận dụng những sáng kiến thích hợp sẽ tăng cường đáng kể tinh thần làm việc trong đơn vị. Trái lại, bạn có thể sẽ hủy hoại lòng nồng nhiệt công tác đó, nếu không bộc lộ mối quan hoài đúng mức tới các quan điểm đóng góp của viên chức. Sau khi lắng nghe, nếu bạn cho rằng ý tưởng nhân sự vừa nêu là thiếu hợp lý, hãy nói thật cho họ biết. Các nhân sự của bạn sẽ càng tôn trọng bạn và nhường như gắn bó hơn với cơ quan, nếu họ biết rằng bạn là một người đáng tin cậy để bàn bạc, mô tả nghĩ suy của mình.
Một giám đốc ở công ty đương đại không đơn thuần chỉ là CEO (tổng giám đốc) nữa mà họ còn là một Frontline Manager (Giám đốc tiền tuyến) - người chịu bổn phận đầu tiên về sự mãn nguyện và hiệu suất làm việc của nhân sự dưới quyền. Trong lĩnh vực quản lý   nhân viên   , việc khuyến khích những ý tưởng sáng tạo và sự thay đổi lành mạnh là rất quan trọng và cấp thiết. Để làm được như vậy, bạn phải là một nhà lãnh đạo biết phát huy hết năng lực và sự nhiệt trình trong công việc của các nhân viên. Bạn chỉ trở nên một nhà lãnh đạo theo đúng nghĩa của từ này, một khi bạn giúp cho các nhân sự dưới quyền cảm thấy thấy thoải mái khi làm việc với bạn, làm việc cho bạn để rồi đưa ra được những ý tưởng tuyệt vời nhất.
(Dịch từ Allbusiness)